Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen können in 2015 entsorgt werden?

Veröffentlicht am Mittwoch, 1. April 2015

Betroffen sind buchführungspflichtige Unternehmer und Privatpersonen mit Überschusseinkünften von mehr als Euro 500.000. Buchführungspflichtige Unternehmer sind verpflichtet, bestimmte steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren. Darüber hinaus haben auch Privatpersonen, bei denen die Summe der Einkünfte den Betrag von Euro 500.000 im Kalenderjahr übersteigt, ihre Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen gelten gleichermaßen für Papierunterlagen und elektronisch erstellte Dokumente. Letztere müssen in elektronisch lesbarer und auswertbarer Form gespeichert werden, die Aufbewahrung von Ausdrucken reicht nicht aus. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Unterlagen nur noch vorgehalten werden, soweit sie für eine bereits begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, eine anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlung, ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung bzw. von entsprechender handelsrechtlicher Relevanz sind.

Empfehlung: Unter Beachtung der vorgenannten Einschränkungen dürfen mit Beginn des Jahres 2015 folgende Unterlagen vernichtet werden:

  • Bücher, Journale, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung in 2004 oder früher erfolgt ist;
  • Inventare, Jahres- und Konzernabschlüsse sowie entsprechende Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanzen, die in 2004 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen;
  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2004 bzw. davor;
  • Ein- und Ausgangsrechnungen, die in 2004 oder früher ausgestellt wurden;
  • Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus dem Jahr 2008 oder früher;
  • sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus 2008 oder früher.

Zu weiteren Einzelheiten bezüglich der Aufbewahrungsfristen sprechen Sie uns gerne an.

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